1) Erforderliche Formulare

Für jede Einstellung sind folgende Formulare erforderlich:

• Einstellungsantrag / Weiterbeschäftigungsantrag
Vordruck für Beschäftigte
Vordruck für wissenschaftliche Beschäftigte
Vordruck für wissenschaftliche Hilfskräfte

• Zusätzlich für das wissenschaftliche Personal:
Vordruck: Erklärung zu Ausbildungs- und Beschäftigungszeiten

• Tätigkeitsdarstellung und -bewertung.
Für Angestellte
Für Arbeiter

2) Weiterhin bei der Personalverwaltung vorzulegen

Zusätzlich zu den unter Ziff. 1.) aufgezählten Formularen müssen von den künftigen Mitarbeitern folgende Unterlagen beim Personaldezernat (Kennz. 22.06) vorgelegt werden:

• Personalbogen (Vordruck)
• Passbild (nicht älter als 1 Jahr)
• tabellarischer Lebenslauf in lückenloser Zeitfolge mit eigenhändiger Unterschrift
• Geburtsurkunde (beglaubigte Kopie)
• Zeugnisse über Schul-, Hochschul- und Berufsausbildung (beglaubigte Kopien)
• Nachweise über bisherige Tätigkeiten (Arbeitsbescheinigungen bzw. Zeugnisse der Arbeitsgeber, Wehr- bzw. Zivildienstbescheinigung etc.)
• Erklärung zur Ausübung von Nebentätigkeiten, zur Schweigepflicht, zur Annahme von Belohnungen und Geschenken, zu Anzeigepflichten über den Empfang von Versorgungsbezügen und Arbeitnehmererfindungen  (Vordruck)
• Erklärung, dass Sie gerichtlich nicht bestraft sind (auch Verkehrsstrafen müssen eingetragen werden) (Vordruck)
• Angaben zu den Vergütungs- / Lohnakten (Vordruck)
• ggf. Heiratsurkunde und Geburtsurkunden der eigenen Kinder
• Aufenthaltserlaubnis/Arbeitserlaubnis (soweit erforderlich)
• Führungszeugnis zur Vorlage bei einer Behörde

Spätestens bei der Arbeitsaufnahme müssen in der Personalverwaltung folgende Unterlagen vorgelegt werden:

• Lohnsteuerkarte
• Sozialversicherungsausweis zur Rentenversicherung der Angestellten oder Arbeiter
• Mitgliedsbescheinigung einer Ersatzkasse (nur bei  krankenversicherungspflichtigen Arbeitnehmern, sofern diese in einer Ersatzkasse versichert sind)

3) Zeitlicher Vorlauf und Fristen

Um die Einstellung der Mitarbeiter zum gewünschten Zeitpunkt und möglichst ohne Reibungsverluste durchführen zu können, hat die Personalverwaltung folgende zeitliche Vorgaben formuliert: 

• 6 Wochen vor dem gewünschten Einstellungszeitpunkt:
  Vollständige Unterlagen der wissenschaftlichen Mitarbeiter, Lehrkräfte für besondere Aufgaben und das übrige Tarifpersonal.
• 4 Wochen vor dem gewünschten Einstellungs- bzw. Weiterbeschäftigungszeitpunkt:
  Einstellung von wissenschaftlichen Hilfskräften. Weiterbeschäftigung von wissenschaftlichen Mitarbeitern, Lehrkräften für besondere Aufgaben und das übrige Tarifpersonal.
• 2 Wochen vor dem gewünschten Weiterbeschäftigungszeitpunkt:
  Weiterbeschäftigung von wissenschaftlichen Hilfskräften.
• 1 Woche vor dem gewünschten Weiterbeschäftigungszeitpunkt:
  Die Personalunterlagen der studentischen Hilfskräfte sollten spätestens in der ersten Woche des gewünschten Vertragszeitraumes, in Ausnahmefällen in der zweiten Woche des Vertragszeitraumes vorliegen.

Diese Beschreibung der erforderlichen Maßnahmen zur Einstellung bzw. Weiterbeschäftigung von Mitarbeitern soll dazu dienen, das Verfahren transparent und nachvollziehbar darzustellen.

Soweit die oben aufgeführten Unterlagen beschafft und die Fristen - wenn möglich - beachtet werden, sollte das Einstellungs-/Weiterbeschäftigungsverfahren reibungslos verlaufen.

Bei Rückfragen stehen Frau Hinkelmann aus der Personalverwaltung (3646) und Herr Dr. Ebeling (19647) gern zur Verfügung.